Lập hợp đồng xuất khẩu hàng hóa chuẩn từ A – Z
27 September, 2021
Hợp đồng xuất khẩu hàng hóa (hay còn gọi là hợp đồng ngoại thương) là cơ sở pháp lý quan trọng không thể thiếu trong quá trình mua bán, trao đổi hàng hóa giữa các doanh nghiệp thuộc những quốc gia và vùng lãnh thổ khác nhau trên thế giới.
Soạn thảo một bản hợp đồng ngoại thương là việc không hề dễ dàng và đòi hỏi rất nhiều kiến thức chuyên môn. Do đó, nhằm giúp doanh nghiệp có thể tránh được các sai sót không đáng có khi lập hợp đồng, GoSELL đã tổng hợp những điểm cần nắm và quy định quan trọng cần lưu ý trong bài viết sau đây!
Định nghĩa hợp đồng xuất khẩu hàng hóa
Hợp đồng xuất nhập khẩu hàng hóa là cơ sở pháp lý, đóng vai trong trong quá trình chuyển đổi quyền sở hữu một tài sản nhất định (hàng hóa, dịch vụ) giữa người bán (nhà xuất khẩu) và người mua (nhà nhập khẩu) có trụ sở ở những quốc gia và vùng lãnh thổ khác nhau.
Theo đó, tất cả các thỏa thuận và nội dung giao dịch đã cam kết giữa hai bên sẽ được nêu rõ ràng trong bản hợp đồng. Đây là cơ sở ràng buộc để người bán và người mua thực hiện đúng các quyền và nghĩa vụ của mình trong quá trình mua bán, trao đổi hàng hóa.
Cụ thể, nhà xuất khẩu có nghĩa vụ chuyển quyền sở hữu hàng hóa/ dịch vụ cho nhà nhập khẩu. Ngược lại, nhà nhập khẩu có nghĩa vụ phải nhận hàng và thanh toán đúng với hình thức và số tiền được nêu rõ trong hợp đồng.
Phân loại hợp đồng xuất khẩu hàng hóa
Hiện nay, chúng ta có 4 loại hợp đồng xuất khẩu sau đây:
Xét theo thời gian thực hiện
Nếu xét theo thời gian thực hiện có hai loại hợp đồng chính: hợp đồng ngắn hạn và hợp đồng dài hạn.
- Hợp đồng ngắn hạn: Thời gian thực hiện hợp đồng khá ngắn và thủ tục giao nhận hàng hỉ thực hiện một lần.
- Hợp đồng dài hạn: Thời gian thực hiện hợp đồng tương đối dài, thủ tục giao nhận hàng hóa có thể được tiến hành nhiều lần.
Xét theo quan hệ kinh doanh
Với xét theo quan hệ kinh doanh có 3 loại hợp đồng chính gồm hợp đồng trực tiếp, hợp đồng đại lý và hợp đồng môi giới.
- Hợp đồng trực tiếp: Là hợp đồng xuất nhập khẩu được ký kết trực tiếp giữa người bán và người mua (người tiêu dùng cuối cùng) mà không thông qua bất cứ hình thức trung gian nào.
- Hợp đồng đại lý: Là bản hợp đồng giữa người xuất khẩu và đại lý tiêu thụ hàng hóa của mình.
- Hợp đồng môi giới: Được ký kết giữa người xuất khẩu với người môi giới nhằm đưa hàng hóa ra thị trường nước ngoài.
Xét về hình thức
Khi xét về hình thức, trên thực tế có hai loại hợp đồng xuất khẩu chính, gồm:
- Hợp đồng văn bản
- Hợp đồng miệng
Tuy nhiên, hiện nay tại Việt Nam nói riêng và các nước trên thế giới nói chung đều ưu tiên sử dụng hợp đồng mua bán, trao đổi hàng hóa bằng văn bản.
Xét theo hình thức lập hợp đồng
Xét theo hình thức, có hai loại hợp đồng chính, gồm hợp đồng một văn bản và hợp đồng nhiều văn bản.
- Hợp đồng một văn bản: Ghi rõ ràng tất cả các thỏa thuận và nội dung mua bán kèm chữ ký hai bên trên một bản hợp đồng duy nhất.
- Hợp đồng nhiều văn bản: Bao gồm nhiều bản đơn lẻ như đơn chào hàng của người bán và đơn chấp nhận của người mua; Đơn đặt hàng của người mua và đơn xác nhận của người bán…
Xem thêm: Chi tiết về các điều kiện xuất khẩu hàng hóa doanh nghiệp nên biết
Nội dung bắt buộc trong hợp đồng xuất khẩu hàng hóa
Một bản hợp đồng xuất khẩu hàng hóa bắt buộc phải có đầy đủ các thông tin sau đây:
- Ngày ký kết, tên hợp đồng, số hợp đồng
- Thông tin cụ thể của nhà sản xuất và nhà nhập khẩu
- Định nghĩa hợp đồng
- Phạm vi sử dụng và đối tượng có trong giao dịch
- Thông tin hàng hóa: tên hàng, điều kiện về chất lượng, điều kiện về số lượng…
- Quy định về đóng gói, ký hiệu
- Điều khoản giao hàng
- Quy định, thông tin về phương thức vận chuyển
- Giá cả sản phẩm: tiêu chuẩn tiền tệ, đơn giá, phương thức tính giá, giảm giá…
- Phương thức thanh toán: đồng tiền, thời hạn, hình thức, bộ chứng từ…
- Quy định về việc kiểm tra và dùng thử sản phẩm
- Quy định về vấn đề bảo hiểm và bảo hành hàng hóa
- Những quy định liên quan đến quyền và nghĩa vụ giữa các bên
- Quy định về chấm dứt hợp đồng
- Quy định về việc vi phạm hợp đồng, phạt và đền bù thiệt hại
- Những trường hợp bất khả kháng
- Những quy định về sửa đổi các điều khoản trong hợp đồng
- Quá trình khiếu nại và giải quyết tranh chấp
- Quy định của pháp luật liên quan đến vấn đề điều chỉnh hợp đồng
- Vấn đề chuyển nhượng/ không chuyển nhượng
- Trọng tài
- Một số quy định chung khác
Những điểm cần lưu ý khi lập hợp đồng xuất khẩu
Khi tham gia ký kết hợp đồng xuất khẩu, doanh nghiệp cần lưu ý những vấn đề quan trọng, bao gồm:
- Xác định rõ quyền và tư cách chủ thể hợp pháp khi tham gia ký kết hợp đồng.
- Tên của hợp đồng xuất khẩu: Thông thường, doanh nghiệp có thể đặt tên hợp đồng theo cú pháp: Tên loại hợp đồng + tên hàng hóa/ dịch vụ giao dịch.
- Có đầy đủ các căn cứ ký kết hợp đồng theo đúng quy định của pháp luật: hãy cẩn thận trong việc lựa chọn các văn bản pháp luật đưa vào hợp đồng đề làm căn cứ ký kết. Vì nó sẽ là cơ sở cho các điều chỉnh, ủy quyền, khiếu nại cũng như xử lý khiếu nại sau này.
- Người tham gia ký hợp đồng ngoại thương phải có đủ tư cách pháp lý.
- Hàng hóa trao đổi, mua bán không được vi phạm pháp luật ở cả hai nước.
- Hàng hóa trao đổi, mua bán phải là động sản.
- Các bên ký hợp đồng phải có trụ sở kinh doanh cụ thể.
- Cần có sự thống nhất rõ ràng trước khi ký kết.
- Đề cập một cách chi tiết và đầy đủ nhất tất cả vấn đề có thể phát sinh.
- Tuyệt đối không có bất cứ một nội dung nào trái với quy định của pháp luật hiện hành ở quốc gia của người bán và người mua.
- Cách trình bày, từ ngữ rõ ràng, mạch lạc, sáng đẹp. Không chứa những từ ngữ, nội dung mập mờ.
- Hợp đồng phải sử dụng ngôn ngữ của cả hai quốc gia chủ thể.
Hợp đồng xuất khẩu hàng hóa chuẩn
Dưới đây là mẫu hợp đồng xuất khẩu chuẩn mà doanh nghiệp có thể tham khảo cho quá trình lập và ký kết hợp đồng trao đổi, mua bán hàng hóa của mình:
Hãy nhớ rằng, việc soạn thảo một bản hợp đồng xuất khẩu hàng hóa tốt và đầy đủ nhất sẽ thể hiện được văn hóa doanh nghiệp, đồng thời chiếm đến 50% sự thành công trong quá trình đàm phán và đi đến quyết định hợp tác.